CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN

VALORA PUNTOCOM S.A.S., dando cumplimiento al decreto 1377 de 2013 y la ley 1581 de 2012 asegura la reserva y protección de los datos de carácter personal que las fuentes (deudores, proveedores, empleados y otros) han entregado por los diferentes canales de comunicación a la Empresa, por lo tanto, se ha desarrollado la siguiente política de privacidad y protección de datos personales.

VALORA PUNTOCOM S.A.S., proporciona a las fuentes, los recursos técnicos adecuados para que tomen conocimiento de la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales y, de cualquier otra información que pueda ser relevante, constituyendo el ingreso de Datos Personales o información confidencial a nuestra compañía, con la manifestación expresa de su consentimiento.

Los Datos Personales de las fuentes, son entregados por VALORA PUNTOCOM S.A.S., a terceros, siempre que se tenga aval de estas.

VALORA PUNTOCOM S.A.S. puede reunir, analizar y utilizar la información que obtiene de las fuentes a través de canales telefónicos, electrónicos y/o físicos para fines comerciales y laborales.

Los Datos Personales suministrados por las fuentes, podrán ser restringidos después de haber culminado la finalidad para la cual fueron aportados, decidiendo si desean dejar estos datos disponibles para procesos comerciales o laborales.

Cuando las personas naturales suministran sus Datos Personales, la Compañía guarda esta información en sus archivos digitales y físicos, los cuales revisa y/o actualiza de acuerdo a las necesidades y/o solicitudes del servicio y las fuentes.

Las fuentes pueden autorizar a VALORA PUNTOCOM S.A.S. a publicar la información entregada, según sea necesaria para la prestación de los servicios contratados.

Los datos que se hayan obtenido con ocasión de relaciones laborales y/o comerciales sostenidas entre las partes, gozan de la condición inequívoca para la utilización de los mismos, por lo tanto, VALORA PUNTOCOM S.A.S., tiene el deber legal de dar las certificaciones laborales y/o comerciales correspondientes.

CAPITULO 2. IDENTIFICACIÓN

 

• Razón social: VALORA PUNTOCOM S.A.S.
• 900.294.944-3
• Domicilio: Bogotá D.C.
• Dirección: Cra. 19 # 82-85, oficina 404 Edificio Country Office
• Correo Electrónico: contacto@vda.com.co
• Teléfono: 4800777

 

CAPITULO 3. MARCO LEGAL

 

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 – Protección de Datos Personales
• Ley Estatutaria 1266 de 2008 – Habeas Data
• Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
• Sentencia c-748 de 2011 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto único reglamentario 1074 de 2015

 

 

CAPÍTULO 4. GENERALIDADES

 

La política para el manejo de información y privacidad de los datos personales será establecida bajo el marco legal descrito anteriormente, la cual, se aplicará en el desarrollo de las actividades de VALORA PUNTOCOM S.A.S., sociedad legalmente constituida por documento ante la Cámara de Comercio de Bogotá.

En la actualidad, la Entidad se encarga del tratamiento de los datos personales directamente, no obstante, podrá delegar a un tercero dicho tratamiento cuando la Compañía así lo requiera, exigiendo el estricto cumplimiento de la política estipulada en el presente documento. Lo anterior,  para el manejo de la información suministrada voluntariamente las fuentes que tengan algún tipo de relación con la Compañía en el desarrollo de sus actividades.

 

CAPÍTULO 5. DEFINICIONES GENERALES

Las definiciones que a continuación se señalan, tiene como objeto facilitar la interpretación del contenido de la Ley de protección de datos y su aplicación en el manejo de la información recopilada. Dichas definiciones son extraídas de la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012. 

5.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

5.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

5.3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

5.4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

5.5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos

5.6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

5.7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5.8. Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

5.9. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley

 

CAPÍTULO 6. PRINCIPIOS

VALORA PUNTOCOM S.A.S., dará el tratamiento de datos establecido en las leyes relacionadas con el buen manejo y la protección de datos, con base en el buen proceder de los principios que a continuación se señalan: 

6.1. Finalidad. La administración de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley.

6.2. Veracidad o Calidad. Los datos personales sometidos a tratamiento son tomados de la información suministrada por el titular, la cual se considera veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6.3. Temporalidad de la información. La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.

6.4. Seguridad. La sociedad VALORA PUNTOCOM S.A.S., manejara la información sujeta a tratamiento, bajos las medidas técnicas, humanas y administrativas, necesarias para salvaguardar los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para ello se le asignara a cada funcionario usuarios y contraseñas para el acceso al equipo, la red, las carpetas y archivos compartidos.

6.5. Confidencialidad.  El tratamiento que se le da a los datos personales están orientados a garantizar la reserva de la información, durante o después de terminadas las gestiones para la cual fue utilizada la misma.

6.6. Transparencia. VALORA PUNTOCOM S.A.S., respeta el derecho que tiene el titular de obtener en cualquier momento y sin restricciones la información de los datos que le conciernan.  

 

 

 

CAPÍTULO 7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Datos sensibles. VALORA PUNTOCOM S.A.S., limita el tratamiento de datos personales sensibles a lo rigurosamente necesario con la autorización explícita o inequívoca del titular, salvo en los siguientes casos enunciados en la Ley 1581 de 2012.

 

1. Que el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. Que el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. Que el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. Que el Tratamiento tenga una finalidad especifica. En este evento deberán adoptarse las medidas necesarias para proteger la información de los Titulares.

 

 

CAPÍTULO 8. CLASIFICACIÓN DE BASES DE DATOS

           8.1. Base de datos de Proveedores: Los datos contenidos en esta base,  han sido recolectados con el fin de fidelizar la relación comercial y de esta manera contar con la prestación de servicios de manera oportuna.

8.2. Base de datos de Empleados Digital: Los datos contenidos en esta base, han sido recolectados con el fin de contar de manera ágil con la información necesaria al momento de vincular, desvincular, consultar datos necesarios para elaboración de referencias laborales o cualquier otro tipo de información que se requiera de manera inmediata del personal cuando sea requerido.

8.3. Base de datos de Empleados Física: Los datos contenidos en esta base, han sido recolectados con el fin de dar cumplimiento a los requisitos básicos para la debida contratación o desvinculación de los empleados, así mismo, contar con la información documental necesaria para atender solicitudes de los mismos empleados o entidades externas que estén debidamente autorizadas para la solicitud realizada.

8.4. Base de datos de Deudores vigentes digital: Los datos contenidos en esta base, han sido recolectados con el fin de tener de primera mano la información requerida para realizar la gestión de cobro adecuada, sin el riesgo de daño físico a los documentos legales y comerciales.

8.5. Base de datos de Deudores vigentes física: Los datos contenidos en esta base, han sido recolectados con el fin de mantener en custodia los documentos legales y comerciales que dieron origen a las obligaciones objeto de cobro y, de esta forma poder soportar ante cualquier persona o Entidad competente, el derecho que se tiene sobre las obligaciones que respaldan dichos documentos.

8.6. Base de datos de Deudores cancelados digital: Los datos contenidos en esta base, han sido recolectados con el fin de contar con la relación de las deudas normalizadas que se deben excluir de gestión y, poder atender cualquier consulta de manera inmediata de los deudores.

8.7. Base de datos de Deudores cancelados física: Los datos contenidos en esta base, han sido objeto de tratamiento para la validación y verificación de la cancelación de la deuda que pueda soportar a futuro la respuesta de algún requerimiento.

8.8. Base de datos Otros digital: Los datos contenidos en esta base, han sido recolectados con el fin de disponer de la información general que dio origen a una eventual relación comercial.

8.9. Base de datos Otros física: Los datos contenidos en esta base, han sido recolectados con el fin de confirmar el detalle de la relación comercial, que puedan dar lugar a futuros requerimientos.

 

CAPÍTULO 9. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

CAPÍTULO 10. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

 

Responsable del Tratamiento de la Información:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y, adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y cualquier otro organismo de control y vigilancia.

 

Encargado del Tratamiento de la Información:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
6. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
7. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que estén autorizadas.
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

CAPÍTULO 11. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS DE CONFORMIDAD CON LA LEY 1581 de 2012 Y ESTA POLÍTICA

 

Generalidades:

El responsable de la recepción y atención de consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con Datos Personales, designa al encargado de tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley y la presente Política. Las consultas o reclamaciones pueden ser remitidas por el Titular del dato personal mediante tres mecanismos: Correo electrónico contacto@vda.com.co  físicos en la dirección: Cra. 19 # 82-85, oficina 404 Edificio Country Office Bogotá D.C. o telefónicos en las líneas 4800777.

Así mismo el Titular puede ejercer los derechos a través de representantes o apoderados que acrediten dicha calidad.

VALORA PUNTOCOM S.A.S. guardará prueba de la consulta y su respuesta.

Procedimientos:

1. Consultas:
2. El Titular del dato personal puede formular sus consultas mediante petición telefónica, física o electrónica. Para el caso de medios físicos y electrónicos, la solicitud debe contener como mínimo, fecha de solicitud, nombre, dirección de contacto (Física y/o Electrónica) para efectos de notificación. Si la comunicación física o electrónica no indica dirección de notificación, se tendrá como tal la dirección del remitente.

 

1. El término máximo para atender todas las solicitudes no excederá los quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

 

1. Peticiones, Quejas y Reclamos:

 

2012. El Titular puede formular reclamos referente al tratamiento de los datos personales contenidos en la base de datos de la Entidad, los cuales considere deban ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando suponga el incumplimiento de cualquiera de los deberes expresados en la Ley 1581 de 2012.

 

1. Deberán contener una descripción de los hechos que dieron lugar al reclamo y el objeto perseguido

 

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a VALORA PUNTOCOM S.A.S., y al interior de la empresa se direccionará al Encargado de su atención.

 

1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

 

CAPÍTULO 12. VIGENCIA

La presente Política rige a partir del 27 de octubre de 2016. Los Datos suministrados por las fuentes permanecerán en nuestra Base de Datos durante el tiempo que sea necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados.

Actualización de la Política:

VALORA PUNTOCOM S.A.S., puede efectuar cambios en la presente política, cuando lo estime conveniente o en cumplimiento de las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012 y normas que lo complementen o deroguen. En el evento que esto ocurra, el nuevo documento se hará público en la página web:  www.vda.com.co